Diferencias de inventario: por qué aparecen y qué nos están diciendo sobre el almacén

Una empresa puede tener un sistema de inventarios correctamente implementado y, aun así, descubrir que las cantidades registradas no coinciden con lo que realmente existe físicamente.

El sistema indica 100 unidades.

El conteo físico encuentra 92.

Tenemos una diferencia de 8 unidades.

Pero aquí comienza la verdadera pregunta:

¿Por qué existen esas 8 unidades de diferencia?

Porque ajustar el sistema puede corregir el número, pero no necesariamente corrige la causa que originó el problema.

Una diferencia de inventario es un síntoma

Las diferencias entre el inventario físico y el inventario registrado pueden aparecer por diferentes razones y, en muchos casos, no se originan exclusivamente en el momento del conteo.

Entre las causas más frecuentes encontramos:

• Recepciones registradas incorrectamente.
• Productos almacenados en ubicaciones equivocadas.
• Movimientos internos que no fueron registrados.
• Errores durante el picking o despacho.
• Devoluciones que no fueron procesadas correctamente.
• Productos dañados o dados de baja sin registro adecuado.
• Problemas de identificación y etiquetado.
• Errores en unidades de medida.
• Registros incorrectos en el sistema.
• Falta de procedimientos y controles operativos.

Por eso, cuando una diferencia aparece de manera repetitiva, no deberíamos limitarnos a realizar un ajuste.

Debemos investigar qué está generando esa diferencia.

Contar no es lo mismo que controlar

Un inventario físico permite conocer la cantidad real de existencias en un determinado momento.

Pero un inventario profesional puede aportar mucho más.

Además de realizar el conteo, es posible:

Contar → Conciliar → Analizar → Identificar causas → Proponer acciones

Esta diferencia de enfoque es importante.

Una operación puede realizar inventarios constantemente y continuar presentando diferencias si nunca se corrigen los procesos que las generan. El conteo detecta el problema; el análisis de las causas permite trabajar sobre él.

¿Dónde pueden comenzar los problemas?

1. Recepción

Una diferencia puede comenzar cuando la cantidad física recibida no coincide con la cantidad registrada en el sistema.

Si esta diferencia no se detecta en el ingreso, posteriormente aparecerá como un problema de inventario.

2. Almacenamiento y ubicaciones

Tener el producto físicamente en el almacén no significa necesariamente que esté correctamente ubicado.

Cuando un producto se encuentra en una ubicación diferente a la registrada, puede existir stock físico que el sistema no permite localizar correctamente.

3. Movimientos internos

Traslados entre ubicaciones, almacenes o áreas que no son registrados oportunamente pueden generar diferencias entre la realidad física y la información del sistema.

4. Picking y despachos

Un error de selección, cantidad o confirmación puede provocar que el movimiento físico y el movimiento registrado no sean iguales.

5. Devoluciones

Las devoluciones requieren controles específicos.

Un producto puede regresar físicamente al almacén, pero permanecer fuera del inventario disponible si el proceso administrativo y físico no están correctamente coordinados.

6. Identificación y etiquetado

Productos similares, códigos incorrectos, etiquetas deterioradas o unidades de medida mal identificadas pueden generar errores durante el conteo y durante las operaciones diarias.

7. Información del sistema

El sistema solamente puede proporcionar información confiable si los movimientos físicos son registrados correctamente.

Por eso, la exactitud del inventario también depende de la calidad de los procesos que alimentan esa información.

¿Qué hacer cuando encontramos una diferencia?

El primer paso no debería ser ajustar inmediatamente el sistema.

Una metodología adecuada puede considerar:

1. Verificar el conteo

Antes de asumir que existe una diferencia real, es necesario descartar un error de conteo.

2. Confirmar la identificación

Verificar código, descripción, unidad de medida, lote o cualquier característica necesaria para asegurar que estamos comparando el mismo producto.

3. Revisar la ubicación

Buscar posibles existencias en ubicaciones alternativas o zonas no consideradas inicialmente.

4. Revisar los movimientos

Analizar recepciones, despachos, transferencias, devoluciones y otros movimientos relacionados.

5. Identificar la causa

Determinar dónde se produjo la desviación.

6. Corregir y prevenir

Una vez confirmada la diferencia, se puede realizar el ajuste correspondiente y, cuando sea necesario, establecer una acción correctiva para evitar su repetición.

Los inventarios cíclicos ayudan a detectar los problemas antes

Esperar hasta el inventario general o anual para descubrir una diferencia significa que el problema puede haber permanecido durante meses.

Los inventarios cíclicos permiten revisar periódicamente determinados productos, ubicaciones o categorías y detectar desviaciones con mayor rapidez.

Su verdadero valor no está únicamente en contar con mayor frecuencia.

Está en utilizar esos resultados para identificar patrones y corregir las causas que generan las diferencias.

Cuando una diferencia se repite, debemos mirar el proceso

Imaginemos que cada mes encontramos diferencias en los mismos productos.

Podemos seguir haciendo ajustes.

O podemos hacernos una pregunta diferente:

¿Qué está ocurriendo en el proceso que hace que esta diferencia vuelva a aparecer?

Tal vez existe un problema en recepción.

Tal vez una unidad de medida está configurada incorrectamente.

Tal vez existen movimientos que no se registran.

Tal vez los productos están siendo almacenados en ubicaciones diferentes.

Tal vez el procedimiento operativo no está siendo aplicado.

La diferencia deja entonces de ser solamente un problema de inventario.

Se convierte en una señal de que existe una oportunidad de mejora en el proceso.

Mucho más que contar productos

En IMALOG SAC entendemos los inventarios físicos como una herramienta de control operativo.

Nuestro trabajo puede comprender el conteo físico, la identificación de diferencias, la conciliación de existencias y el análisis de los resultados para proporcionar información que ayude a la empresa a mejorar el control de sus inventarios.

Realizamos servicios de inventarios físicos, inventarios generales, inventarios cíclicos y conciliación de existencias para empresas en Lima y provincia.

Porque conocer cuánto stock existe es importante.

Pero conocer por qué el sistema y la realidad no coinciden puede ser todavía más importante.

¿Su empresa conoce realmente cuánto inventario tiene?

Si necesita realizar un inventario físico, validar sus existencias, identificar diferencias o mejorar el control de su almacén, en IMALOG SAC podemos evaluar sus necesidades y preparar una propuesta técnica de acuerdo con las características de su operación.

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